Вивчені уроки / Ретроспектива (Lessons Learned / Retrospective)

Метою процесу узагальнення досвіду є збір та документування успіхів, можливостей для вдосконалення, невдач та рекомендацій щодо покращення виконання майбутніх проектів або етапів проекту.

Використання Вивчені уроки / Ретроспектива (Lessons Learned / Retrospective)

• Вивчені уроки (Lessons Learned) це одна з методик BABOK v3 (розділ 10.27).
• Також згадується в Сфері виконання "Невизначеність" (2.8 Uncertainty performance domain) із PMBOK7

Опис Вивчених уроків (Lessons Learned) у BABOKv3 (10.27.2)

Сесія з аналізу Вивчених уроків (також відома як ретроспектива) допомагає визначити або зміни в процесах і результатах бізнес-аналізу, або успіхи, які можна врахувати в майбутній роботі. Ці методи також можуть бути корисними при завершенні будь-якого етапу проекту.

Сесії з вивчення уроків можуть мати будь-який формат або місце проведення, прийнятне для ключових зацікавлених сторін, і можуть бути як формальними фасилітованими зустрічами з визначеним порядком денним і ролями учасників, так і неформальними робочими сесіями. Якщо є значні успіхи, то в сесію з вивчення уроків можна включити святкування.

Елементи Вивчених уроків (Lessons Learned) у BABOKv3 (10.27.3)

Сесії можуть включати огляд

• діяльність або результати бізнес-аналізу
• кінцевого рішення, послуги або продукту
• автоматизації або технології, які були впроваджені або скасовані,
• вплив на організаційні процеси,
• очікування та результати діяльності
• позитивні чи негативні відхилення,
• основні причини, що впливають на результати діяльності, та
• рекомендації щодо поведінкових підходів.

Міркування щодо використання Вивчених уроків (Lessons Learned) у BABOKv3 (10.27.4)

Сильні сторони Вивчених уроків (Lessons Learned)

• Корисний для визначення можливостей або сфер для вдосконалення.
• Допомагає зміцнити моральний дух команди після складного періоду.
• Підкріплює позитивний досвід та успіхи.
• Зменшує ризики для майбутніх дій.
• Забезпечує відчутну цінність або метрики як результат зусиль.
• Визнає сильні сторони або недоліки структури проєкту, методології або інструментів, які були використані.

Обмеження використання Вивчених уроків (Lessons Learned)

• Чесна дискусія може не відбутися, якщо учасники намагатимуться шукати винних під час сесій.
• Учасники можуть не бажати документувати та обговорювати проблеми.
• Може знадобитися активна фасилітація для того, щоб обговорення залишалося зосередженим на рішеннях і можливостях покращення.

Додаткові методики для Ретроспективи (Retrospective)

• Цикл рефлексії Рольфа (Rolfe's Reflective Cycle) - має перевагу простоти і прямолінійності.

Ретроспектива (Retrospectives) Agile Extension to the BABOK®

В Agile Extension to the BABOK® v2 Guide в розділі 7.14 описуюється наступна ціль ретроспективи.

Ретроспектива використовується для постійного вдосконалення шляхом аналізу того, що пройшло добре, що могло б бути краще, а також для покращення процесів.

Опис Ретроспективи (Retrospectives) 7.14.2

Ретроспектива дає можливість усім членам команди поміркувати над останніми досягненнями. Ретроспектива включає всю команду. Зазвичай ретроспектива ділиться на дві частини.

• По-перше, команда розмірковує над минулою ітерацією.
• По-друге, команда визначає шляхи адаптації.

Ретроспективи проводяться на ключових етапах життєвого циклу рішення, як правило, в кінці кожної ітерації/релізу, що дозволяє швидко впроваджувати отримані знання в процеси і практики в майбутньому.

Ретроспектива фокусується на виявленні проблем у процесі. Вони визначають шляхи вдосконалення процесу і не є особистими в жодному сенсі. Вони включають перевірку безпеки, щоб забезпечити членам команди можливість вільно і конструктивно висловлюватися.

Може бути корисно, щоб ретроспективу проводив нейтральний фасилітатор, а не член команди.

Якщо фіксовані цикли ітерацій не використовуються, регулярно проводяться ретроспективи, щоб дати можливість команді вивчити свої процеси.

Елементи Ретроспективи (Retrospectives) 7.14.3

Переглянути попередні пункти дій (Review Previous Action Items)

Під час ретроспективи переглядаються заходи, визначені під час попередньої ретроспективи, а також оцінюється прогрес і вплив.

Підготовка (Preparation)

Команда готує ідеї з останньої ітерації, які можуть бути проаналізовані в ретроспективі.

Перевірка безпеки (Safety Check)

Команда погоджується довіряти один одному і вважати, що кожен коментар чи пропозиція призначені виключно для покращення роботи команди.

Ідентифікувати об'єкти (Identify the Items)

Існує багато механізмів для визначення питань для обговорення. Один з найпоширеніших - це коли всі члени команди записують те, що пройшло добре, що можна покращити, а також те, що представляє інтерес, щоб обговорити в групі.

Вибір подальших дій (Choosing Future Actions)

Після того, як усі ідеї були обговорені, команда вирішує, на яких рішеннях чи вдосконаленнях зосередитися далі. Потім команда визначає часові рамки і призначає відповідального члена команди, який забезпечує реалізацію рішення або вдосконалення.

Міркування щодо використання Ретроспективи (Retrospectives) в Agile Extension to the BABOK® Guide v2 (7.14.4)

Сильні сторони Ретроспективи (Retrospectives)

• Чудовий спосіб для команди знайти колективну думку щодо можливостей для вдосконалення команди.
• Вирішує проблеми на ранніх стадіях і фокусується на вдосконаленні процесу.
• Дозволяє постійно вдосконалювати команду.
• Розширює можливості команди.
• Може бути самофасилітований командою.

Обмеження Ретроспективи (Retrospectives)

• Члени команди можуть відчувати себе зобов'язаними вдавати, що вони довіряють один одному, навіть якщо це не так.
• Ретроспектива має цінність лише в тому випадку, якщо команда діє на основі отриманих під час сесії знань для покращення процесу.
• Більшість ідей, висловлених під час ретроспективи, відомі принаймні одному члену команди. Зріла команда повинна вирішувати проблеми в міру їх виникнення, а не накопичувати їх, щоб потім розглянути в ретроспективі.

Якщо питання, підняті в ретроспективі, не будуть вирішені, існує ризик погіршення морального духу та мотивації команди.

Якщо стаття була для вас корисна підпишіться на розсилку або на мій телеграм канал.