Метрики та ключові показники ефективності (Key Performance Indicators - KPIs)

Метрики та ключові показники ефективності вимірюють продуктивність рішень, компонентів рішень та інших питань, що становлять інтерес для зацікавлених сторін.

Опис метрик та ключових показників ефективності в BABOK v3 (10.28.2)

Метрика - це кількісний рівень індикатора, який організація використовує для вимірювання прогресу. Індикатор визначає конкретний числовий вимір, який відображає ступінь прогресу в досягненні мети, завдання, результату, діяльності або подальшого вкладу.

Якщо у вас в компанії потрібне впровадження KPI напишіть мені на пошту mzosim@gmail.com або в телеграмм @mzosim, я вам допоможу з впровадженням.

Ключовий показник ефективності (KPI) - це показник, який вимірює прогрес у досягненні стратегічної мети або завдання. Звітність - це процес інформування зацікавлених сторін про показники або індикатори у визначених форматах і з визначеною періодичністю.

Моніторинг - це безперервний процес збору даних, який використовується для визначення того, наскільки добре було реалізовано рішення порівняно з очікуваними результатами.

Оцінювання - це систематичний та об'єктивний аналіз рішення з метою визначення його статусу та ефективності у досягненні цілей у часі, а також для визначення шляхів удосконалення рішення для кращого досягнення цілей.

Основними пріоритетами системи моніторингу та оцінки є заплановані цілі та наслідки рішення, а також вхідні ресурси, заходи та результати.

Елементи метрик та ключових показників ефективності в BABOK v3 (10.28.3)

Індикатори метрик та ключових показників ефективності (KPI)

Індикатор відображає результат аналізу одного або кількох конкретних заходів для вирішення проблеми, пов'язаної з потребою, цінністю, результатом, діяльністю або внеском, у вигляді таблиці або графічної форми. Кожна проблема потребує принаймні одного індикатора для її належного вимірювання, але для деяких з них може знадобитися декілька.

Хороший індикатор має шість характеристик:

• Чіткий (Clear): точний і однозначний.
• Релевантний (Relevant): відповідний до проблеми.
• Економічні (Economical): доступні за розумною вартістю.
• Адекватний (Adequate): забезпечує достатню основу для оцінки ефективності.
• Кількісно вимірювані (Quantifiable): можуть бути перевірені незалежно.
• Надійний і достовірний (Trustworthy and Credible): заснований на фактах і дослідженнях.

На додаток до цих характеристик, інтереси зацікавлених сторін також є важливими. Певні індикатори можуть допомогти зацікавленим сторонам працювати або вдосконалюватися більше, ніж інші. З часом слабкі місця в деяких індикаторах можуть бути виявлені та покращені.

Не всі фактори можна виміряти безпосередньо. За відсутності даних для прямих індикаторів або коли неможливо збирати їх через регулярні проміжки часу, можна використовувати непрямі індикатори. Наприклад, за відсутності опитування задоволеності клієнтів, організація може використовувати як індикатор частку всіх поновлених контрактів.

При визначенні індикатора бізнес-аналітики враховують його джерело, метод збору, виконавця, а також вартість, частоту і складність збору. Вторинні джерела даних можуть бути найбільш економічними, але для того, щоб відповідати іншим характеристикам хорошого індикатора, можуть знадобитися первинні дослідження, такі як опитування, інтерв'ю або прямі спостереження. Метод збору даних є ключовим фактором, що визначає вартість системи моніторингу, оцінки та звітності.

Метрики

Метрики - це кількісні рівні індикаторів, які вимірюються в певний момент часу. Цільова метрика - це мета, якої необхідно досягти протягом певного періоду. Визначаючи метрику для індикатора, важливо мати чітке розуміння базової відправної точки, ресурсів, які можуть бути спрямовані на покращення факторів, охоплених індикатором, та політичних проблем.

Метрикою може бути конкретна точка, поріг або діапазон. Діапазон може бути корисним, якщо індикатор є новим. Залежно від потреби, період часу для досягнення цільового показника може бути багаторічним, річним, квартальним або навіть частішим.

Структура

Створення системи моніторингу та оцінки вимагає процедури збору даних, процедури аналізу даних, процедури звітування та збору вихідних даних. Процедура збору даних охоплює одиниці аналізу, процедури вибірки, інструменти для збору даних, частоту збору та відповідальність за збір даних.

Метод аналізу визначає як процедури проведення аналізу, так і споживача даних, який може бути дуже зацікавлений у тому, як проводиться аналіз. Процедура звітування охоплює шаблони звітів, одержувачів, частоту та засоби комунікації. Базова інформація - це дані, надані безпосередньо перед початком або на початку періоду, що підлягає вимірюванню. Базові дані використовуються як для того, щоб дізнатися про нещодавні результати, так і для того, щоб виміряти прогрес, досягнутий з цього моменту. Їх потрібно збирати, аналізувати та звітувати за кожним індикатором.

Існує три ключові фактори оцінки якості індикаторів та їхніх метрик: надійність, обґрунтованість і своєчасність.

• Надійність (Reliability) - це ступінь, до якого підхід до збору даних є стабільним і послідовним у часі та просторі.
• Валідність (Validity) - це ступінь, до якого дані чітко і безпосередньо вимірюють ефективність, яку організація має намір виміряти.
• Своєчасність (Timeliness) - це відповідність частоти та затримки даних потребам керівництва.

Звітність

Зазвичай у звітах порівнюють базові, поточні та цільові показники з розрахунком різниці, представленої як в абсолютному, так і у відносному вираженні. У більшості ситуацій тенденції є більш достовірними та важливими, ніж абсолютні показники. Візуальні презентації, як правило, є більш ефективними, ніж таблиці, особливо якщо вони супроводжуються якісним текстом для пояснення даних.

Міркування щодо використання метрик та ключових показників ефективності в BABOK v3 (10.28.4)

Сильні сторони використання KPI

• Створення системи моніторингу та оцінки дозволяє зацікавленим сторонам зрозуміти, наскільки рішення відповідає поставленій меті, а також наскільки ефективними були вхідні ресурси та діяльність, спрямована на розробку рішення (результати).
• Індикатори, метрики та звітність також сприяють організаційному узгодженню, пов'язуючи цілі з завданнями, підтримуючи рішення, основні завдання та ресурси.

Обмеження використання KPI

• Збір надмірної кількості даних, що виходить за рамки необхідного, призведе до непотрібних витрат на збір, аналіз та звітність. Це також відволікатиме учасників проекту від інших обов'язків. Для Agile-проектів це буде особливо актуально.
• Бюрократична програма метрик зазнає невдачі через те, що збирає занадто багато даних і не генерує корисних звітів, які дозволять вчасно вжити заходів. Особи, відповідальні за збір метричних даних, повинні мати зворотний зв'язок, щоб розуміти, як їхні дії впливають на якість результатів проекту.
• Коли метрики використовуються для оцінки ефективності, люди, яких оцінюють, швидше за все, будуть діяти так, щоб підвищити свою ефективність за цими показниками, навіть якщо це призведе до неоптимальної ефективності в інших видах діяльності.

Key Performance Indicators Infographic