Підлаштовуватися під контекст (Tailor based on context)

Один з 12 принципів в Стандарті з управління проектами PMBOK7

Розробити підхід до розробки проекту на основі контексту проекту, його цілей, зацікавлених сторін, управління та навколишнього середовища, використовуючи процес "якраз достатньо" для досягнення бажаного результату, максимізуючи цінність, керуючи витратами та підвищуючи швидкість.

• Кожен проект є унікальним.
• Успіх проекту ґрунтується на адаптації до унікального контексту проекту, щоб визначити найбільш підходящі методи для досягнення бажаних результатів.
• Адаптація підходу є ітеративною, а отже, є безперервним процесом протягом усього проекту.

Підлаштовуватися під контекст (Tailor based on context - 3.7 PMBOK7)

Адаптація до унікальних цілей, зацікавлених сторін і складності середовища сприяє успіху проекту. Адаптація - це цілеспрямоване пристосування підходу, управління та процесів, щоб зробити їх більш придатними для конкретного середовища та поточної роботи.

Проектні команди адаптують відповідну структуру, яка забезпечить гнучкість для послідовного отримання позитивних результатів в контексті життєвого циклу проекту.

Бізнес-середовище, розмір команди, ступінь невизначеності та складність проекту - все це впливає на те, як розробляються проектні системи. Проектні системи можуть бути адаптовані з цілісної перспективи, включаючи врахування взаємопов'язаних складнощів.

Адаптація має на меті максимізувати цінність, управляти обмеженнями та покращити продуктивність, використовуючи "достатньо" процесів, методів, шаблонів та артефактів для досягнення бажаного результату від проекту.

Разом з PMO та з огляду на управління, проектні команди обговорюють і приймають рішення щодо підходу до реалізації та ресурсів, необхідних для досягнення результатів для кожного окремого проекту. Це включає вибір процесів для використання, підходу до розробки, методів і артефактів, необхідних для досягнення результатів проекту.

Адаптація рішень може виглядати І навпаки, адаптація може бути явною дією відбору та поєднання конкретних елементів відповідно до унікальних характеристик проекту та проектного середовища. Адаптація певною мірою необхідна в кожному проекті, оскільки кожен проект існує в певному контексті.

Проекти часто є унікальними, навіть якщо результат проекту не здається унікальним. Це відбувається тому, що контекст проекту відрізняється тим, що організація, її клієнти, канали та оточення є динамічними елементами. Ці зміни та постійне навчання можуть змусити проектні команди використовувати або розробляти різні методи чи підходи для досягнення успіху.

Проектна команда повинна вивчити унікальний набір умов для кожного проекту, щоб визначити найбільш підходящі методи для досягнення бажаних результатів.

Існуюча методологія або загальний спосіб

Поточна методологія роботи може стати основою для адаптації проекту. Методологія - це система практик, прийомів, процедур і правил, якими користуються ті, хто працює в певній дисципліні.

Від проектних команд може знадобитися прийняти методологію головної організації. Це означає, що проектна команда приймає систему процесів, управління, методів і шаблонів, які надають вказівки щодо того, як вести проект.

Хоча це забезпечує певну узгодженість проектів в організації, сама методологія все одно може потребувати адаптації до кожного проекту. Організаційні політики та процедури визначають дозволені межі, в яких команда проекту може діяти.

Проектні команди також можуть враховувати час і вартість процесів управління проектами. Неадаптовані процеси можуть додати мало цінності проекту або його результатам, водночас збільшуючи вартість і подовжуючи графік.

Адаптація підходу разом з відповідними процесами, методами та артефактами може допомогти проектним командам приймати рішення щодо витрат, пов'язаних з процесами, та відповідного ціннісного внеску в результати проекту.

Окрім прийняття рішення про те, як адаптувати підхід, проектні команди повідомляють про це рішення зацікавленим сторонам, пов'язаним з цим підходом. Кожен член проектної команди знає про обрані методи та процеси, які стосуються цих зацікавлених сторін та їхньої ролі.

Підлаштування проектного підходу до унікальних характеристик

Підлаштування проектного підходу до унікальних характеристик проекту та його оточення може сприяти вищому рівню виконання проекту та підвищенню ймовірності його успіху. Підлаштований проектний підхід може принести організації прямі та непрямі вигоди, такі як:

• Глибша прихильність членів проектної команди, оскільки вони брали участь у визначенні підходу,
• Зменшення марнотратства з точки зору дій або ресурсів,
• Орієнтація на клієнта, оскільки потреби клієнта та інших зацікавлених сторін є важливим фактором, що впливає на розробку проекту, і
• Більш ефективне використання ресурсів проекту, оскільки проектні команди усвідомлюють важливість проектних процесів.

Підлаштування проектів може призвести до наступних позитивних результатів:

• Підвищення інноваційності, ефективності та продуктивності;
• Засвоєння уроків, завдяки чому покращення від конкретного підходу до реалізації можуть бути поширені та застосовані до наступного етапу роботи або майбутніх проєктів;
• Подальше вдосконалення методології організації за допомогою нових практик, методів та артефактів;
• Виявлення покращених результатів, процесів або методів шляхом експериментів;
• Ефективна інтеграція в рамках мультидисциплінарних проектних команд методів і практик, що використовуються для досягнення результатів проекту; і
• Підвищення адаптивності організації в довгостроковій перспективі.

Висновки щодо підлаштування

Підлаштування підходу є ітеративною за своєю природою, а отже, сама по собі є постійним процесом протягом життєвого циклу проекту. Проектні команди збирають відгуки від усіх зацікавлених сторін про те, як методи та адаптовані процеси працюють для них у ході реалізації проекту, щоб оцінити їхню ефективність і цінність для організації.