Відстеження елементів (Item Tracking)

Відстеження елементів використовується для того, щоб зафіксувати і розподілити відповідальність за проблеми і занепокоєння зацікавлених сторін, які впливають на рішення.

Відстеження елементів (Item Tracking) це одна з методик BABOK v3 (розділ 10.26).

Опис відстеження елементів (Item Tracking) в BABOK v3 (10.26.2)

Відстеження елементів - це організований підхід, який використовується бізнес-аналітиками для вирішення проблем зацікавлених сторін. Зацікавлені сторони можуть ідентифікувати такі типи елементів, як дії, припущення, обмеження, залежності, дефекти, вдосконалення та проблеми.

Коли стурбованість зацікавленої сторони вперше піднімається, вона оцінюється, щоб визначити, чи є вона життєздатною. Якщо проблема є життєздатною, вона класифікується як певний тип питання, щоб її можна було краще відстежувати і контролювати за допомогою процесу, який працює над її закриттям. Протягом свого життєвого циклу проблема закріплюється за однією або кількома зацікавленими сторонами, які несуть відповідальність за її вирішення.

Відстеження проблеми відстежує проблему від початкової реєстрації проблеми та ступеня її впливу до її узгодженого закриття. Дані про відстеження питання можуть бути надані зацікавленим сторонам для забезпечення прозорості та видимості статусу і прогресу питання в реєстрі.

Елементи відстеження елементів (Item Tracking) в BABOK v3 (10.26.3)

Запис елемента (Item Record)

Кожна записана позиція може містити всі або деякі з наведених нижче атрибутів для відстеження елементів. Ці позиції можуть бути записані за допомогою різних програмних додатків або каталогізовані вручну для обміну між узгодженим колом зацікавлених сторін.

• Ідентифікатор товару (Item Identifier): унікальний ідентифікатор, який відрізняє один товар від іншого.
• Короткий опис (Summary): короткий опис елемента.
• Категорія (Category): групування елементів зі схожими властивостями.
• Тип (Type): тип піднятої позиції.
• Дата ідентифікації (Date Identified): дата, коли питання було піднято на розгляд.
• Identified By (Ідентифіковано особою): особа, яка первісно підняла питання про занепокоєння.
• Вплив (Impact): можливі наслідки, якщо питання не буде вирішене до встановленого терміну. Вплив може бути оцінений відносно часу, вартості, обсягу або якості ініціативи.
• Пріоритет (Priority): важливість цього пункту для зацікавлених сторін, на яких він впливає.
• Дата вирішення (Resolution Date): дата, до якої питання має бути вирішене (або закрите).
• Власник (Owner): зацікавлена сторона, призначена для управління питанням до його закриття.
• Вирішувач (Resolver): зацікавлена сторона, призначена для вирішення питання.
• Узгоджена стратегія (Agreed Strategy): узгоджена стратегія щодо питання. Приклади: прийняти, продовжувати, ігнорувати, пом'якшити та уникати.
• Статус (Status): поточний статус завдання протягом його життєвого циклу. Наприклад, відкритий, призначений, вирішений і скасований.
• Оновлення рішення (Resolution Updates): поточний журнал, що містить інформацію про те, як просувається вирішення завдання до закриття, а також про схвалення його завершення.
• Матриця ескалації (Escalation Matrix): рівень ескалації у випадку, якщо завдання не буде вирішено до встановленого терміну.

Керування елементами (Item Management)

Вирішення кожного питання здійснюється відповідно до потреб зацікавлених сторін та стандартів організаційного процесу. У деяких випадках одне питання може спричинити реєстрацію та відстеження іншого питання.

У таких ситуаціях потрібна пильна увага, щоб зусилля по вирішенню питань не дублювалися і просувалися скоординовано. Кожне питання має відстежуватися до його закриття або вирішення.

Метрики (Metrics)

Всі зацікавлені сторони отримують вигоду від детальної інформації, яка зберігається про будь-яку позицію та її прогрес. Ці питання можна розглядати окремо для вирішення або навіть використовувати для визначення ключових показників ефективності, пристосованих до процесу відстеження питань.

Переглядаючи ці результати, зацікавлені сторони можуть визначити, наскільки добре

• питання вирішуються за допомогою належних ресурсів,
• ініціатива розвивається, і
• процес відстеження запитів використовується.

Міркування щодо використання відстеження елементів (Item Tracking) в BABOK v3 (10.26.4)

Сильні сторони відстеження елементів (Item Tracking)

• Забезпечує фіксацію, відстеження та вирішення проблем, пов'язаних з вимогами зацікавлених сторін, до їхнього задоволення.
• Дозволяє стейкхолдерам оцінювати важливість невирішених питань.

Обмеження використання відстеження елементів (Item Tracking)

• Якщо не бути обережним, надмірний запис даних про предмети може переважити будь-які реалізовані вигоди.
• Це може забирати час, який можна було б краще витратити на інші зусилля, а зацікавлені сторони можуть загрузнути в деталях і статистиці.