Створіть середовище для спільної роботи в проектній команді (3.2 Create a collaborative project team environment).

Проектні команди складаються з людей, які володіють різноманітними навичками, знаннями та досвідом. Проектні команди, які працюють спільно, можуть досягти спільної мети більш ефективно та результативно, ніж окремі особи, які працюють самостійно.

• Проекти реалізуються проектними командами.
• Проектні команди працюють в рамках організаційної та професійної культури і керівних принципів, часто створюючи власну "локальну" культуру.
• Середовище спільної роботи проектної команди сприяє цьому:
  - Узгодженню з іншими організаційними культурами та настановами,
  - Індивідуальному та командному навчанню і розвитку
  - Оптимальному внеску для досягнення бажаних результатів.

Розпізнавати, оцінювати та реагувати на системні взаємодії (3.5 Recognize, evaluate, and respond to system interactions) один з 12 принципів в Стандарті з управління проектами PMBOK7

Створення атмосфери співпраці в проектній команді включає в себе безліч факторів, таких як командні угоди, структури та процеси. Ці фактори підтримують культуру, яка дозволяє людям працювати разом і забезпечує синергетичний ефект від взаємодії.

Командні угоди (Team agreements)

Командні угоди являють собою набір поведінкових параметрів і робочих норм, встановлених проектною командою і підтримуваних індивідуальними зобов'язаннями і зобов'язаннями проектної команди. Командна угода повинна бути створена на початку проекту і буде розвиватися з часом, коли команда продовжуватиме працювати разом і визначати норми і поведінку, необхідні для подальшої успішної спільної роботи.

Організаційні структури (Організаційні структури)

Проектні команди використовують, адаптують і впроваджують структури, які допомагають координувати індивідуальні зусилля, пов'язані з роботою над проектом.

Організаційні структури - це будь-яке розташування або взаємозв'язок між елементами проектної роботи та організаційними процесами.

Ці структури можуть базуватися на ролях, функціях або повноваженнях. Вони можуть бути зовнішніми по відношенню до проекту, адаптованими до контексту проекту або новоствореними для задоволення унікальних потреб проекту.

Структуру може офіційно запровадити посадова особа, або ж члени проектної команди можуть зробити свій внесок у її розробку відповідно до організаційних структур.

Приклади організаційних структур, які можуть покращити співпрацю, включають, але не обмежуються ними:

• Визначення ролей та обов'язків,
• розподіл працівників та постачальників на проектні команди,
• формальні комітети, перед якими поставлені конкретні завдання, і
• Постійні наради, на яких регулярно обговорюється певна тема.

Процеси (Processes)

Команди проєктів визначають процеси, які уможливлюють виконання завдань і робочих призначень. Наприклад, проектні команди можуть домовитися про процес декомпозиції за допомогою структури розбиття робіт (work breakdown structure - WBS), беклогу або дошки завдань.

На проектні команди впливає культура організацій, що беруть участь у проекті, характер проекту та середовище, в якому вони працюють. Під впливом цих факторів проектні команди формують власну командну культуру. Проектні команди можуть адаптувати свою структуру для найкращого досягнення мети проекту.

Сприяння створенню інклюзивного та спільного середовища сприяє більш вільному обміну знаннями та досвідом, що, в свою чергу, забезпечує кращі результати проектів.

Чіткий розподіл ролей та обов'язків

Чіткий розподіл ролей та обов'язків може покращити командну культуру. У проектних командах конкретні завдання можуть бути делеговані окремим особам або обрані самими членами проектної команди. Це включає в себе повноваження, підзвітність і відповідальність, пов'язані із завданнями:

• Повноваження (Authority). Умова наявності права в певному контексті приймати відповідні рішення, встановлювати або вдосконалювати процедури, застосовувати ресурси проекту, витрачати кошти або надавати дозволи. Повноваження передаються від одного суб'єкта до іншого, незалежно від того, чи робиться це явно чи неявно.
• Підзвітність (Accountability). Умова відповідальності за результат. Підзвітність не поділяється.
• Відповідальність (Responsibility). Стан зобов'язання зробити або виконати щось. Відповідальність може бути спільною.

Незалежно від того, хто є підзвітним або відповідальним за конкретну проектну роботу, спільна проектна команда бере на себе колективну відповідальність за результати проекту.

Різноманітна команда проекту може збагатити проектне середовище, об'єднуючи різні точки зору. Команда проекту може складатися з внутрішніх співробітників організації, учасників, які працюють за контрактом, волонтерів або зовнішніх третіх сторін.

Крім того, деякі члени проектної команди приєднуються до проекту на короткостроковій основі для роботи над конкретним результатом, тоді як інші члени залучаються до проекту на довгостроковій основі. Інтеграція цих осіб у проектну команду може кинути виклик усім учасникам.

Командна культура поваги допускає відмінності і знаходить способи їх продуктивного використання, заохочуючи ефективне управління конфліктами.

Іншим аспектом середовища спільної роботи проектної команди є включення стандартів практики, етичних кодексів та інших керівних принципів, які є частиною професійної роботи в проектній команді та організації.

Проектні команди розглядають, як ці настанови можуть підтримати їхні зусилля, щоб уникнути можливих конфліктів між дисциплінами та встановленими настановами, які вони використовують.

Спільне середовище проектної команди сприяє вільному обміну інформацією та індивідуальними знаннями. Це, в свою чергу, сприяє спільному навчанню та індивідуальному розвитку під час досягнення результатів.

Середовище спільної роботи в проектній команді дає змогу кожному докласти максимум зусиль для досягнення бажаних результатів для організації. Організація, в свою чергу, отримає вигоду від результатів, які поважають і зміцнюють її фундаментальні цінності, принципи і культуру.

Якщо стаття була для вас корисна підпишіться на розсилку або на мій телеграм канал.