Спостереження (Observation)

Спостереження (Observation) використовується для отримання інформації шляхом вивчення та розуміння діяльності та її контексту. Воно використовується як основа для визначення потреб і можливостей, розуміння бізнес-процесів, встановлення стандартів продуктивності, оцінки ефективності рішень або підтримки навчання і розвитку.

Спостереження (Observation) це одна з методик BABOK v3 (розділ 10.31)

Опис Спостереження (Observation) в BABOK v3 (10.31.2)

Спостереження за діяльністю, також відоме як job shadowing, передбачає вивчення робочої діяльності з перших вуст у процесі її виконання. Воно може проводитися як у природному робочому середовищі, так і в спеціально створених лабораторних умовах. Цілі спостереження диктують, як його планувати і методично проводити.

Існує два основні підходи до спостереження:

• Активне/помітне (Active/Noticeable): спостерігаючи за діяльністю, спостерігач ставить будь-які запитання, коли вони виникають. Незважаючи на переривання робочого процесу, спостерігач може швидше зрозуміти обґрунтування і приховані процеси, що лежать в основі діяльності, наприклад, прийняття рішень. Різновид цього методу може передбачати ще сильніше втручання в діяльність акторів, стимулюючи їх до виконання конкретних завдань. Цей вид полегшеного спостереження дозволяє зосередитися на цілях спостерігача, щоб скоротити час спостереження або отримати конкретну інформацію.
• Пасивне/непомітне (Passive/Unnoticeable): під час роботи спостерігач не перериває роботу. Будь-які питання, що викликають занепокоєння, піднімаються після завершення спостереження. Це дозволяє спостерігати за природним перебігом подій без втручання спостерігача, а також вимірювати час і якість роботи. Різновидом цього методу є відеозапис діяльності з подальшим переглядом його разом з особою, за якою спостерігають, щоб вона могла надати подальші роз'яснення.

Обстеження робочого середовища людини допомагає виявити будь-які інструменти та інформаційні ресурси, задіяні у виконанні її діяльності. Це сприяє розумінню діяльності, особливо з метою виявлення потреб і можливостей. Цей вид спостереження є важливою частиною варіації методу і відомий під назвою "Контекстуальне дослідження".

Елементи Спостереження (Observation) в BABOK v3 (10.31.3)

Цілі спостереження (Observation Objectives)

Чітке і конкретне завдання визначає мету сесії спостереження.

Цілі сесії спостереження можуть включати

• розуміння діяльності та її елементів, таких як завдання, інструменти, події та взаємодії
• визначення можливостей для вдосконалення
• встановлення показників ефективності, або
• оцінка рішень і перевірка припущень.

Підготуйтеся до спостереження (Prepare for Observation)

Підготовка до сеансу спостереження передбачає планування підходу до спостереження на основі поставлених цілей і визначення того, за ким і в який час слід спостерігати, які дії виконують учасники спостереження.

Готуючись до сесії спостереження, бізнес-аналітики враховують рівень кваліфікації та досвіду учасників, частоту діяльності, за якою спостерігають, а також будь-яку наявну документацію та аналіз, пов'язаний з робочою діяльністю. Підготовка до спостереження також включає створення графіка спостережень.

План спостереження гарантує, що всі зацікавлені сторони знають про мету сесії спостереження, погоджуються з очікуваними результатами і що сесія відповідає їхнім очікуванням.

Проведення сесії спостереження (Conduct the Observation Session)

Перед початком спостереження

• поясніть, чому проводиться спостереження,
• запевніть учасника, що його особиста робота не оцінюється і що результати цього спостереження, серед іншого, будуть оцінюватися в цілому,
• поінформуйте учасника, що він може припинити спостереження в будь-який момент, і
• порекомендуйте поділитися будь-якими міркуваннями чи занепокоєннями під час виконання вправи або одразу після її завершення.

Під час сеансу спостереження

• уважно спостерігайте за тим, як людина виконує діяльність, і відзначайте типові та нетипові завдання або кроки, спосіб використання будь-яких інструментів та інформаційний зміст,
• фіксуйте побачене, час, витрачений на виконання роботи, її якість, будь-які аномалії процесу, а також власні занепокоєння чи запитання спостерігача
• ставити навідні запитання під час виконання роботи або невдовзі після сеансу спостереження.

Підтвердити та представити результати спостереження (Confirm and Present Observation Results)

Після сесії спостереження бізнес-аналітики переглядають нотатки та дані, записані під час спостереження, і продовжують роботу з учасником, щоб отримати відповіді на будь-які питання, що залишилися, або заповнити прогалини.

Обмін цими нотатками та даними з учасниками може бути корисним для отримання відповідей на будь-які питання або зменшення занепокоєння, яке може виникнути в учасника.

Перевірені нотатки та дані порівнюються з іншими відповідними спостереженнями для виявлення подібностей, відмінностей і тенденцій. Висновки агрегуються, узагальнюються та аналізуються відповідно до цілей сесії. Потреби та можливості для вдосконалення повідомляються зацікавленим сторонам.

Міркування щодо використання Спостереження (Observation) в BABOK v3 (10.31.4)

Сильні сторони Спостереження (Observation)

• Спостерігачі можуть отримати реалістичне і практичне уявлення про діяльність і свої завдання в рамках загального процесу.
• Можна виявити випадки неформального виконання завдань, а також будь-які обхідні шляхи.
• Продуктивність можна побачити з перших рук і реально порівняти з будь-якими встановленими стандартами або метриками продуктивності.
• Рекомендації щодо покращення підкріплені об'єктивними та кількісними доказами.

Обмеження використання Спостереження (Observation)

• Може негативно вплинути на роботу учасника та організації в цілому.
• Може бути загрозливим і нав'язливим для особи, за якою спостерігають.
• Під час спостереження учасник може змінити свої робочі практики.
• Потрібен значний час для планування та проведення спостереження.
• Не підходить для оцінювання діяльності, що базується на знаннях, оскільки її не можна безпосередньо спостерігати.