Дорожня карта: Визначення, інструменти, приклади (Roadmap: Definition, Tools, Examples)

Огляд ефективної побудови та використання дорожньої карти за допомогою визначень, прикладів, інструментів та навчальних посібників.

Стратегічне планування є невід'ємною частиною управління будь-якими проектами чи видами діяльності, а особливо важливим воно є для реалізації вашого бізнес-бачення. Простий візуальний інструмент, такий як дорожня карта, дає чітке уявлення про ваші стратегічні завдання та етапи і допомагає визначити довгостроковий план для досягнення ваших цілей.

Зібрав деякі ресурси, щоб полегшити вам створення та управління дорожньою картою вашого проекту або продукту. Тут ви знайдете все, що вам потрібно знати: від того, що таке дорожня карта, до корисних прикладів, зручних інструментів і безкоштовних шаблонів дорожніх карт, щоб вам не довелося створювати їх самостійно.

Що таке дорожня карта (Roadmap) в управлінні проектами?

Простіше кажучи, дорожня карта - це техніка стратегічного планування, яка розміщує цілі та основні результати проекту (завдання, віхи) на часовій шкалі, згруповані в єдиному візуальному представленні або графіку. Завжди слід пам'ятати, що дорожня карта відрізняється від звичайного плану проекту тим, що вона не містить усіх деталей проекту; натомість, це стратегічний інструмент високого рівня, простий для розуміння.

Характеристики дорожньої карти

Визначаючи загальну мету, а також основні кроки, необхідні для її досягнення, дорожня карта допомагає сформулювати причини, що стоять за бажаним результатом, і план його досягнення в рамках усіх видів стратегічних ініціатив.

Щоб краще зрозуміти роль дорожньої карти, давайте розглянемо, чим є і чим не є цей стратегічний інструмент.

Чим дорожня карта є:

• План високого рівня, який визначає загальну мету та основні кроки для її досягнення - якісна дорожня карта переконливо обґрунтовує необхідність здійснення конкретних дій для досягнення головної мети та малює чітку картину того, як ці основні заходи взаємопов'язані для досягнення бажаного результату.
• Інструмент комунікації, який передає стратегію продукту/проекту - використовуючи стисле і переконливе обґрунтування для здійснення певного кроку/включення певної функції, дорожня карта виявляється необхідною для ефективної координації міжфункціональних команд навколо спільної мети, а також для отримання схвалення з боку керівництва компанії, партнерів та клієнтів.

Чим дорожня карта Не є:

• Різниця між дорожньою картою та беклогом - беклог - це список справ, що складається з усіх завдань, необхідних для реалізації стратегічної ініціативи, зазвичай впорядкованих за їх пріоритетністю; в той час як дорожня карта перетворює набір завдань та ідей беклогу в стратегічне бачення високого рівня.
• Різниця між дорожньою картою і трекером управління проектом - трекер управління проектом - це компіляція всіх завдань і пов'язаних з ними деталей (окремі завдання, персонал, відповідальний за кожне завдання, заплановані зустрічі для обговорення основних етапів, терміни для кожної критичної фази і т.д.), які пов'язані із завершенням ініціативи; на відміну від цього, дорожня карта підсумовує основні зусилля, які необхідно докласти для досягнення запланованих результатів.
• Різниця між дорожньою картою та переліком функцій - коли йдеться про розробку та управління продуктом, багато менеджерів помилково плутають перелік функцій з дорожньою картою, але перелік функцій не формулює стратегічне мислення, яке підтримує створення продукту певним чином, тоді як дорожня карта показує, як всі ці функції поєднуються разом і дають продукт, який відповідає конкретним цілям компанії.

Навіщо потрібна дорожня карта (Roadmap)?

Створення добре продуманої дорожньої карти допомагає бізнесу та менеджерам проєктів/продуктів розсудливо вирішувати, що саме вони вирішили взяти на себе зобов'язання. Узгоджуючи кожен робочий елемент із загальною метою, дорожні карти гарантують, що час і зусилля інвестуються з розумом, і забезпечують міцний фундамент з точки зору:

• Чіткість (Clarity) - відповідаючи на питання "над чим ви працюєте і чому?", дорожня карта прояснює стратегічні цілі і те, як відповідна робота пов'язана із загальною стратегією.
• Комунікація (Communication) - поширюючи стратегію ініціативи, дорожня карта показує напрямок, візуалізує терміни і допомагає вести розмови з ключовими сторонами щодо проблем у прозорий спосіб.
• Координація (Coordination) - у великих або складних проектах дорожня карта покращує співпрацю між багатьма учасниками всередині організації, оскільки вона може допомогти відстежити залежності та виявити вузькі місця.
• Підзвітність (Accountability) - визначаючи, що і коли має бути виконано, дорожня карта полегшує кожному виконання плану.
• Вирівнювання (Alignment) - чітко формулюючи бачення і цілі проекту, дорожня карта узгоджує команди, портфелі або сфери одного і того ж бізнесу.
• Вплив (Impact) - підкреслюючи, як кожна сфера інвестицій пов'язана з метою високого рівня, дорожні карти легко ілюструють вплив прогресу команди.
• Пріоритетність (Prioritization) - фокусуючись на найважливішому, дорожні карти допомагають менеджерам проектів/продуктів приймати компромісні рішення і легше визначати пріоритетність робіт, які приносять найбільшу користь.

Показуючи, чому запланована ініціатива, дорожня карта приносить користь будь-якому типу бізнесу, тому що:

• Прояснює бізнес-стратегію.
• Доносить ініціативи всієї компанії до внутрішніх команд.
• Пов'язує цілі відділів з цілями бізнесу.
• Ділиться загальними планами із зовнішніми аудиторіями, такими як партнери та дорадчі ради.
• Відстежує ефективність роботи організації.

Слугуючи орієнтиром для всього, на чому зосередиться команда, візуальна дорожня карта є надзвичайно корисною для менеджерів продуктів/проектів під час зустрічей на високому рівні з клієнтами та керівниками, оскільки вона допомагає вам:

• Проілюструйте, як бізнес-стратегія пов'язана з цілями компанії.
• Переводити цілі та ініціативи продукту у функції та вимоги.
• Спілкуватися з керівництвом, міжфункціональними колегами по команді та клієнтами.
• Визначати пріоритетність нових функцій та вдосконалень.
• Звітувати про прогрес та статус проекту в міру його просування.

Приклади дорожньої карти (Roadmap Examples)

Структура дорожньої карти може відрізнятися від проекту до проекту, але є кілька ключових елементів, які ви повинні включати в усі свої дорожні карти. Ось вони:

1. Цілі та ініціативи (Goals and initiatives) - визначення цінності, яку приносить ваш продукт або проект, і як він забезпечує досягнення бізнес-цілей.
2. Релізи та етапи (Releases and milestones) - зазначення часу початку та завершення роботи.
3. Функції (Features) - показує зусилля, які є пріоритетними на основі їх загальної цінності.
4. Залежності (Dependencies) - виділення взаємопов'язаних робіт, які можуть вплинути на виконання.

Якщо коротко підсумувати, незалежно від типу ініціативи, яку вона ілюструє, дорожня карта має пов'язувати воєдино вашу стратегію ("чому"), дії, які вам потрібно здійснити для досягнення ваших цілей ("що"), та графік завершення ("коли").

Погляньте на зразок дорожньої карти нижче, щоб ознайомитися з цими ключовими елементами.

Дорожні карти мають гнучкий формат представлення стратегічної інформації, тому не існує галузевого стандарту, якого ми повинні дотримуватися. Кожна стратегічна ініціатива - від маркетингу до HR, операційної діяльності чи ІТ - може використовувати свій підхід, але з часом ми побачили, що більшість професіоналів використовують конструктор дорожніх карт для створення одного з популярних типів дорожніх карт, наведених нижче.

Існує багато способів використання цих прикладів дорожніх карт для прийняття кращих рішень щодо ваших стратегічних ініціатив. Перегляньте сторінку з шаблонами дорожніх карт, щоб визначити, який з них вам найбільше підходить, а потім завантажте та налаштуйте їх на свій розсуд.

Як створити дорожню карту (How to Create a Roadmap)

Ось основні п'ять кроків до створення ефективної дорожньої карти:

1. Визначте свою стратегію (Define your strategy) - цей крок вимагає від вас окреслити загальне бачення, цілі та ініціативи. Поглиблене дослідження купівельних персон, позиціонування продукту та аналіз конкуренції допоможе створити критичний контекст і основу для вашої стратегії.
2. Проаналізуйте та оцініть потенційні можливості (Review and assess potential features) - використовуйте механізм оцінювання, щоб зважити потенційні можливості та вирішити, які з них принесуть найбільшу цінність для вашої ініціативи.
3. Розставте пріоритети та визначте вимоги (Prioritize and determine requirements) - розбийте діяльність, яка найкраще підтримує вашу стратегію, на менші робочі одиниці.
4. Розподіліть роботу на етапи (Organize work into phases) - згрупуйте ваш ранжований список функцій або основних зусиль у великі релізи або етапи і визначте їхню тривалість.
5. Виберіть вид дорожньої карти (Choose your roadmap view) - визначте рівень деталізації та спосіб, у який ви хочете проілюструвати все вищезазначене протягом певного періоду часу. Наприклад, ви можете виділити конкретні функції або міжфункціональні залежності, які впливають на хід виконання вашого плану.

Після того, як ви виконали всі вищеописані кроки, ви можете перейти до створення візуального ряду, використовуючи шаблон дорожньої карти або спеціальний інструмент для створення дорожніх карт.

Щоб отримати вичерпні демонстрації того, як створити дорожню карту за допомогою різних офісних інструментів, перегляньте нашу колекцію покрокових інструкцій.

Шаблони дорожніх карт (Roadmap Templates)

Шаблон дорожньої карти - це заздалегідь створений зразок дорожньої карти, який можна легко доповнити власними даними відповідно до ваших потреб. Він надає вже готову структуру для конкретних випадків, допомагаючи вам заощадити час і зусилля при створенні такої візуалізації.

Навіщо використовувати шаблон дорожньої карти?

Використання шаблону дорожньої карти полегшує фіксацію та комунікацію ваших планів щодо продукту/проекту, оскільки він пропонує готову структуру для ваших власних даних. Доступні у професійно розробленому форматі, шаблони дорожніх карт допоможуть вам швидко побудувати графік, на якому ви стисло проілюструєте свої цілі та ініціативи, зусилля, що підтримують вашу стратегію, і терміни завершення робіт. Більше того, ви можете легко оновлювати їх так часто, як це необхідно, і навіть повторно використовувати для майбутніх ініціатив без необхідності починати все з нуля.

Почніть створювати свою першу дорожню карту з наших безкоштовних шаблонів, які ви можете легко завантажити і адаптувати до своїх потреб. Деякі з них дозволяють вам поділитися бізнес-цілями високого рівня, тоді як інші більше підходять для більш детального представлення ваших ініціатив. Ви також можете знайти приклади, розроблені для певних типів галузей або організацій.

Просто завантажте вподобану модель, введіть дані про ваш проект/продукт і насолоджуйтеся готовою до презентації дорожньою картою.

Інструменти дорожніх карт (Roadmap Tools)

Незалежно від того, чи ви починаєте бізнес, чи запускаєте новий продукт, чи координуєте міжфункціональний проект, дорожня карта дозволить вам візуалізувати ваш стратегічний план і перетворити його на реальність. Вона являє собою результат вашого процесу планування і слугуватиме основним інструментом для донесення вашої ініціативи до зацікавлених сторін у переконливий спосіб.

Можна використовувати ПЗ для створення дорожніх карт, яке дозволить вам легко розробляти та налаштовувати візуальні ефекти високого рівня, якими ви зможете легко поділитися з важливою аудиторією (керівниками, членами команди, іншими групами у вашій організації та клієнтами).

Одним із таких спеціальних інструментів для створення дорожніх карт є надбудова для PowerPoint під назвою Office Timeline. Цей інтуїтивно зрозумілий інструмент допомагає автоматично створювати чіткі, стильні дорожні карти у вигляді слайдів PowerPoint, які ви можете швидко оновлювати так часто, як це необхідно, і ділитися ними або презентувати на зустрічах.

Як вибрати інструмент дорожньої карти

Коли на карту поставлено так багато, не дивно, що вибір інструменту для створення дорожньої карти виявляється таким складним завданням. Щоб полегшити вам вибір програмного забезпечення для створення дорожніх карт, ось 5 основних моментів, на які варто звернути увагу, коли ви переглядаєте безліч інструментів для створення дорожніх карт, доступних сьогодні на ринку:

• Економія часу (Time-saving). Чи полегшує вам додаток "Дорожня карта" створення та оновлення візуалізації вашого проєкту? У вас може бути дуже мало часу на підготовку презентації до важливої зустрічі з клієнтом або менеджером. Ось чому вам потрібен гнучкий конструктор дорожніх карт, який допоможе вам автоматизувати роботу всього за кілька кліків.
• Кастомізація (Customization). Кожен проект відрізняється від інших, тож чи є гарною ідеєю використовувати однакові кольори та форми для всіх них? Безумовно, ні. Використовуйте гнучке програмне забезпечення для створення дорожніх карт, яке дозволяє налаштувати кожну деталь: кольори, форми, шрифти, формати дат і т.д., а також надає можливість стилізувати вашу дорожню карту, щоб зробити її унікальною і неповторною.
• Зручність для користувача (User-friendly). Більшість робіт сьогодні є спільними, і ви завжди перебуваєте в тісному контакті з клієнтом або командою. Тому вам потрібен інструмент для створення дорожніх карт, який працює так само, як і ваші клієнти та колеги, а отримані дорожні карти легко переглядати, редагувати, завантажувати чи ділитися ними будь-хто за допомогою звичайних офісних інструментів.
• Інтеграції (Інтеграції). Якщо ви користуєтеся популярними інструментами для роботи з проектами, такими як MS Project або Wrike, вам варто обрати інструмент для створення дорожніх карт, який легко інтегрується з вашим звичним програмним забезпеченням для управління проектами, щоб ви могли створювати дорожні карти безпосередньо з ваших даних. Функція "Оновити", яка допоможе вам оновлювати дорожню карту щоразу, коли у вашій документації відбуваються зміни, також може бути дуже корисною.
• Візуалізація (візуалізації). Неможливо переоцінити важливість цього пункту: вам потрібні прості, зрозумілі візуальні ефекти, які зрозумілі вашій аудиторії. Тож обирайте програмне забезпечення, яке створює дорожні карти з правильним поєднанням професіоналізму та краси, щоб допомогти вам виділитися і справити враження на ваших клієнтів або менеджерів.

Найкращі практики для дорожніх карт (Best Practices for Roadmaps)

Щоб служити меті, заради якої вона була створена, дорожня карта має бути

• точною (accurate),
• дієвою (actionable),
• актуальною (up-to-date),
• релевантною та зрозумілою для цільової аудиторії (relevant and easy-to-understand for the intended audience),
• та візуально переконливою (and visually compelling).

Пропонуємо вашій увазі низку рекомендацій про те, як ефективно оновлювати, поширювати та презентувати дієві дорожні карти, які швидко і чітко передають відповідну інформацію.

Поради щодо того, як поділитися або презентувати дорожню карту

Для того, щоб ефективно презентувати та поширювати свою дорожню карту, менеджери продуктів/проектів повинні враховувати свою аудиторію - хто вона, що їй потрібно знати і чому. Таким чином, вони можуть скоригувати структуру та рівень деталізації свого візуального ряду так, щоб донести потрібну інформацію до потрібних людей у візуально привабливий спосіб.

Ось елементи, які роблять презентацію дорожньої карти ефективною:

• Усвідомлення аудиторії (Audience-awareness) - налаштуйте свою дорожню карту відповідно до вашої цільової аудиторії та результатів. Залежно від аудиторії, ви визначите, на чому слід зосередити увагу під час презентації. Наприклад, якщо ви презентуєте дорожню карту виконавчій або консультативній раді, вона має зосереджуватися на термінах виконання основних робіт, тоді як аудиторія інженерів або ІТ-команди буде зацікавлена в деталях щодо функцій, вимог і дат випуску продукту. З іншого боку, презентація дорожньої карти для клієнтів може містити лише загальний опис функцій і приблизні дати випуску.
• Порядок денний (Agenda) - після того, як ви визначите, кому ви будете презентувати свою дорожню карту, складіть відповідний порядок денний, в якому зазначте, які основні аспекти ви будете висвітлювати та обговорювати. Це дасть вашій аудиторії правильні очікування щодо того, що вони побачать на цьому шляху.
• Мета (Purpose) - хороша презентація дорожньої карти повинна мати мету. Щоб створити інформативну презентацію, яка добре сприймається, використовуючи підхід, орієнтований на досягнення мети, дайте відповіді на запитання "чому ця інформація надається саме цій аудиторії?", "яким має бути передбачуваний шлях?", "який зворотній зв'язок буде корисним?".
• Бачення (Vision) - включіть інформацію про бізнес-модель продукту, цілі, персоналії та конкурентів, щоб розмістити ваші стратегічні плани в контексті ширшої стратегії та напрямку продукту.
• Зворотній зв'язок (Feedback) - презентація дорожньої карти створює ідеальну можливість для менеджера продукту/проекту отримати цінну інформацію як від внутрішньої, так і від зовнішньої аудиторії. Обов'язково виділіть час для запитань, відповідей та коментарів.
• Можливість спільного використання (Shareability) - цінність вашої дорожньої карти виходить за рамки її презентації, оскільки вона може слугувати відправною точкою для прийняття будь-яких рішень у майбутньому. Тому важливо надати відповідні дозволи на доступ до неї та визначити, як часто вона буде оновлюватися.

Поради щодо використання та оновлення дорожньої карти

Як план високого рівня, який описує роботу, необхідну для досягнення мети, разом з відповідним графіком, ваша дорожня карта повинна включати ряд візуальних елементів для успішного використання:

• Часові рамки (Timeframe) - включіть часові рамки, щоб висвітлити майбутню роботу в межах відповідного періоду часу. Якщо ваша ініціатива запланована на тримісячний інтервал, немає сенсу використовувати річні часові рамки. Для полегшення сприйняття, цей часовий проміжок, як правило, представлений у верхній частині дорожньої карти.
• Ієрархія (Hierarchy) - працюючи зі складними ініціативами, знайдіть час, щоб логічно організувати і розбити роботу на менші частини, які потім можна відобразити відповідно до дат початку і закінчення, статусу, пріоритету або згрупувати за категоріями.
• Прогрес (Progress) - показуйте статус різних робочих елементів і загальний прогрес у досягненні цілей за допомогою заштрихованих смуг, кольорів, галочок або індикаторів % завершеності.
• Кольори (Colors) - призначте різні кольори для різних компонентів роботи (наприклад, за командою або власником), щоб краще диференціювати етапи вашої ініціативи та візуально передавати їх.
• Символи (Symbols) - тонко передайте додаткові деталі за допомогою фігур, стрілок та інших кастомних елементів. Наприклад, ви можете використовувати ромб для позначення важливих етапів або стрілку/лінію/з'єднувач, щоб підкреслити залежність між завданнями. Які б символи ви не обрали, переконайтеся, що вони узгоджуються між собою, щоб ваша аудиторія могла їх розшифрувати.

Оскільки плани змінюються, і на цьому шляху можуть виникнути нові можливості або виклики, ви захочете створити гнучку і динамічну дорожню карту, яку ви зможете легко оновлювати, коли такі випадки траплятимуться, а не лише щоквартально або відповідно до статусу релізу. Для цього можно обрати інтерактивний спеціальний інструмент, який дозволить вам

• швидко відображати поточні трансформації та еволюцію на візуалізації вашої дорожньої карти
• швидко інтегруватися з іншими системами, що використовуються у вашій організації
• легко ділитися нею на рівні всієї компанії
• кастомізувати та стилізувати відповідні деталі в унікальні візуалізації.

Часті запитання про дорожні карти

Ось відповіді на найпоширеніші запитання про дорожні карти.

Що таке дорожня карта?

Дорожня карта - це високорівневе візуальне представлення життєвого циклу бізнес-ініціативи з кінцевою метою, кроками та етапами, яких необхідно досягти на цьому шляху. Дорожня карта в першу чергу використовується для стратегічного планування проектів і розробки нових продуктів (див Дорожня карта продукту (Product Roadmap)).

Що таке дорожня карта проекту?

Дорожня карта проекту - це стратегічний огляд діяльності всієї компанії. Вона може визначати обсяг, результати, високорівневе планування, етапи, виклики та фактори ризику. Дорожні карти проектів є дещо менш деталізованими, ніж часові рамки проекту. Основна увага приділяється дотриманню початкових термінів і, за необхідності, коригуванню результатів для їх дотримання.

Що включає в себе дорожня карта?

Типова дорожня карта проекту повинна охоплювати такі елементи:

• Довгострокові та короткострокові цілі;
• Завдання, етапи та залежності;
• Необхідні ресурси та стратегія їх розподілу;
• Часові рамки життєвого циклу проекту;
• Фактори ризику та виклики.

Чому дорожня карта важлива?

Дорожні карти дозволяють усім залученим сторонам оцінити конкурентоспроможність стратегії, підняти питання і виявити прогалини, правильно розставити пріоритети розподілу ресурсів і встановити реалістичні цілі на основі ринкових даних. Вони забезпечують основу для міжвідомчої співпраці. Без дорожніх карт кожне підприємство - це подорож у невідоме, а ризик провалу проекту зростає.

Джерела:

• https://www.officetimeline.com/roadmaps
• Agile Extension to the BABOK® Guide v2