Аналіз документів (Document Analysis)

Аналіз документів (Document Analysis) використовується для отримання інформації для бізнес-аналізу, включаючи розуміння контексту і вимог, шляхом вивчення наявних матеріалів, які описують або бізнес-середовище, або існуючі організаційні активи.

Аналіз документів (Document Analysis) це одна з методик BABOK v3 (розділ 10.18)

Опис Аналіз документів (Document Analysis) в BABOKv3 (10.18.2)

Аналіз документів (Document Analysis) може використовуватися для збору довідкової інформації, щоб зрозуміти контекст бізнес-потреби, або для дослідження існуючих рішень з метою перевірки того, як ці рішення реалізуються в даний час.

Аналіз документів також може бути використаний для перевірки результатів інших методів збору інформації, таких як Інтерв'ю (Interviews) та Спостереження (Observation).

Видобуток даних (Data Mining)- це один із підходів до аналізу документів, який використовується для аналізу даних з метою виявлення закономірностей, групування даних за категоріями та визначення можливостей для змін.

Мета, обсяг і теми для дослідження за допомогою аналізу документів визначаються на основі інформації бізнес-аналізу, що вивчається. Виконуючи аналіз документів, бізнес-аналітики методично переглядають матеріали і визначають, чи потрібно фіксувати інформацію в робочому продукті.

Дослідження, зібрані за допомогою аналізу документів, можуть включати перегляд таких матеріалів, як маркетингові дослідження, галузеві інструкції або стандарти, службові записки компанії та організаційні схеми.

Досліджуючи широкий спектр вихідних матеріалів, бізнес-аналітик може переконатися, що потреба повністю зрозуміла з точки зору середовища, в якому вона існує.

Аналіз документів (Document Analysis) щодо існуючого рішення може включати перегляд бізнес-правил, технічної документації, навчальної документації, звітів про проблеми, попередніх документів з вимогами та посібників з процедур, щоб перевірити, як працює поточне рішення і чому воно було впроваджене в його нинішньому вигляді.

Аналіз документів (Document Analysis) також може допомогти заповнити прогалини в інформації, які можуть виникнути, коли експерти з питань існуючого рішення більше не присутні або будуть недоступні протягом усього процесу збору пропозицій.

Елементи Аналіз документів (Document Analysis) в BABOKv3 (10.18.3)

Підготовка (Preparation)

Матеріали для аналізу документів можуть походити з публічних або приватних джерел.

Оцінюючи вихідні документи для аналізу, бізнес-аналітики враховують

• чи є зміст джерела актуальним, сучасним, достовірним і таким, що заслуговує на довіру,
• чи є зміст зрозумілим і чи може він бути легко переданий зацікавленим сторонам за необхідності, а також
• визначення як даних, що підлягають видобуванню (на основі класів необхідних даних), так і кластерів даних, які надають елементи, згруповані за логічними зв'язками.

Огляд та аналіз документів (Document Review and Analysis)

Аналіз документів включає в себе

• Проведення детального огляду змісту кожного документа і запис відповідних приміток, пов'язаних з кожною темою. Нотатки можна записувати, використовуючи таблицю аналізу документів, яка включає тему, тип, джерело, дослівні деталі, перефразовану критику, а також будь-які подальші питання або дії для кожного переглянутого документа.
• Визначте, чи не суперечать якісь примітки один одному або чи не дублюються вони.
• Зверніть увагу на прогалини в знаннях, через які висновки щодо певних тем є обмеженими. Може знадобитися провести додаткове дослідження, щоб повернутися до цих тем або заглибитися на рівні підтем.

Рекордні результати (Record Findings)

Коли інформація, отримана в результаті аналізу документів, використовується в робочому продукті, бізнес-аналітик розглядає

• чи відповідає зміст і рівень деталізації цільовій аудиторії, і
• чи потрібно трансформувати матеріал у візуальні засоби, такі як графіки, моделі, технологічні процеси або таблиці прийняття рішень, щоб покращити розуміння.

Міркування щодо використання Аналіз документів (Document Analysis) в BABOKv3 (10.18.4)

Сильні сторони Аналіз документів (Document Analysis)

• Існуючі вихідні матеріали можуть бути використані як основа для аналізу.
• Бізнес-аналітику не потрібно створювати контент.
• Існуючі джерела, хоча, можливо, і застарілі, можуть бути використані як точка відліку для визначення того, що є актуальним і що змінилося.
• Результати можна використовувати для порівняння з результатами інших методів виявлення вимог.
• Висновки можуть бути представлені у форматах, які дозволяють легко переглядати і використовувати їх повторно.

Обмеження Аналіз документів (Document Analysis)

• Існуюча документація може бути застарілою або недійсною (неправильною, з відсутністю інформації, нечитабельною, неперевіреною або незатвердженою).
• Автори можуть бути недоступні для запитань.
• Насамперед корисний лише для оцінки поточного стану шляхом перегляду наявної документації.
• За наявності великої кількості джерел це може зайняти багато часу і призвести до перевантаження інформації та плутанини.

Якщо стаття була для вас корисна підпишіться на розсилку або на мій телеграм канал.