Метод ALPEN

Спосіб планувати справи так, щоб гарантовано все встигати і при цьому не збожеволіти від навантаження. Його придумав німецький професор економіки та експерт із тайм-менеджменту Лотар Зайверт.

Що таке метод ALPEN

Автор методу розділив його на п'ять складових. Перші літери в назві кроків у підсумку склалися в німецьке слово ALPEN:

• A - складання списку завдань (Aufgaben);
• L - оцінка необхідного часу (Länge schätzen);
• P - планування буферного часу (Pufferzeiten einplanen);
• E - пріоритизація завдань (Entscheidungen treffen);
• N - підбиття підсумків (Nachkontrolle).

Суть методу полягає в тому, щоб розуміти, яким завданням дійсно варто приділити час, а які можна залишити на потім. А крім того, реалістично оцінювати час, який доведеться витратити, і не забувати про те, що робота без перерв - шлях до вигорання.

Метод ALPEN - це поєднання блочного планування з матрицею Ейзенхауера з класичного тайм-менеджменту.

Як планувати справи за методом ALPEN

Складання списку завдань (Aufgaben)

Випишіть всі-всі справи, якими вам хотілося б зайнятися сьогодні. Саме випишіть: у паперовий блокнот, нотатник або планувальник на телефоні.

Спокуса скласти список в умі, звичайно, велика, але ресурси людської "оперативної" пам'яті не безмежні. За деякими даними, вона може зберігати одночасно до чотирьох завдань або об'єктів.

Не витрачайте час на те, щоб на початку пріоритизувати справи - просто записуйте все, що спадає на думку. Список напевно вийде лякаюче значним. Нічого страшного, так і має бути.

Оцінка необхідного часу (Länge schätzen)

Той, хто хоч раз пробував планувати справи, майже напевно наступав на улюблені граблі новачків у тайм-менеджменті: склав список із 15 завдань, але зрештою не зробив і половини, тому що вони, виявляється, фізично не вміщаються в робочий день. У підсумку засмутився і закинув усі ці новомодні техніки управління часом.

Щоб такого не відбувалося, потрібно розуміти часові витрати. Подумайте, скільки хвилин або годин займе кожна справа з вашого списку. Будьте максимально реалістичні. Спирайтеся на минулий досвід і не забувайте про свої особливості, якщо, наприклад, ви швидко втомлюєтеся або піддаєтеся прокрастинації. Потрібно пам'ятати, що займатися всіма цими справами вам, а не уявній надлюдині.

Коли закінчите розрахунки, запишіть передбачуваний час біля кожного пункту.

Планування буферного часу (Pufferzeiten einplanen)

Ще одна типова помилка - планувати справи одна за одною. Така стратегія, по-перше, не враховує, що людині потрібно робити перерви, а по-друге, призводить до того, що всі плани ризикують посипатися через одну невеличку затримку або форс-мажор.

Зустріч тривала трохи довше наміченого часу, підрядник трохи пізніше віддав замовлення, хтось із колег запізнився, ви потрапили в затор, дитина довго одягалася в дитсадку - і все, наступні справи доводиться переносити, а то і зовсім скасовувати та перекроювати весь день. Зазвичай це дуже злить і засмучує.

Тому важливо після кожного завдання внести в план так званий буферний час, тобто такий, який ви нічим не займаєте.

Якщо щось піде не так, ці порожні слоти допоможуть впоратися з іншими справами. А якщо ніяких форс-мажорів не трапиться, ви використовуєте буферний час для того, щоб перепочити: випити кави, прогулятися, почитати книжку або просто посидіти в тиші. Ну і, нарешті, можна присвятити цей час додатковим завданням або особистим проєктам.

Розміри буферних блоків потрібно визначати самостійно. В ідеалі, згідно з методом ALPEN, вони мають становити до 40% робочого часу.

Пріоритизація завдань (Entscheidungen treffen)

На цьому етапі зазвичай стає зрозуміло, що з урахуванням необхідного часу та буферних блоків список справ, який людина склала спочатку, фізично неможливо здолати за добу. Тож потрібно визначити пріоритети та обрати, які завдання залишити, а які скасувати чи перенести.

Для цього підійде класичний інструмент - матриця Ейзенхауера. За нею всі завдання зі списку умовно поділяються на чотири категорії:

• Важливі та термінові. Ними потрібно зайнятися насамперед.
• Важливі, але нетермінові. Таким можна приділити час після того, як розберетеся з першою групою.
• Термінові, але неважливі. Їх краще делегувати або зробити в третю чергу після важливих, щоб не присвятити їм весь день і не потрапити в пастку терміновості.
• Нетермінові та неважливі. Ці варто викреслити, передати комусь або відкласти в довгу шухляду.

Таким чином ваш список істотно скоротиться і стане набагато ближчим до реальності.

Підбиття підсумків (Nachkontrolle)

Наприкінці дня відкрийте щоденник і поставте собі кілька запитань:

• Що вдалося зробити, а що ні?
• Часу вистачило на всі заплановані завдання?
• Я правильно оцінив(-а) необхідний час чи наступного разу потрібно закладати більше?
• У моєму плані було достатньо буферного часу, щоб компенсувати форс-мажори і встигати відпочивати?
• Я встигаю займатися і важливими, і терміновими справами, щоб не зривати дедлайни, але при цьому не загрузнути в рутині?
• Що можна зробити, щоб наступного разу план був для мене комфортнішим?

Коли відповісте на них, перенесіть завдання, якими не встигли зайнятися, на наступний день. І складіть новий план з урахуванням "роботи над помилками".