Метод GTD (Getting Things Done)
Метод Getting-Things-Done (скорочено GTD) використовує підхід "звільнити свій розум від усього баласту і відволікаючих чинників до очищення розуму" з метою кращого управління часом і підвищення продуктивності.
Цей підхід полягає в тому, щоб викинути ці думки з голови і записати їх у список справ, щоб ви могли спрямувати всю свою енергію на роботу, яка дійсно важлива, замість того, щоб постійно думати про наступне завдання.
Що таке метод GTD?
Згідно з методом GTD Девіда Аллена, і описана в його однойменній книзі. Чим більше інформації люди повинні тримати в голові, тим менш продуктивними та зосередженими вони є.
Метод GTD заохочує його прихильників зберігати всю робочу інформацію в зовнішньому, організованому джерелі інформації замість того, щоб покладатися на свій мозок. Це полегшує виконання роботи, не боячись, що завдання вислизне крізь пальці.
GTD - це стратегія управління часом для оптимізації робочого процесу, яка користується такою популярністю, тому що її можна впровадити з відносно невеликими зусиллями і вона може мати великий вплив на практиці.
Навіть якщо ви цього не усвідомлюєте, ваш мозок залишається постійно активним у фоновому режимі, переставляючи поточні завдання, щоб нічого не пропустити. Щоразу, коли ви додаєте нове завдання до свого робочого навантаження, ваш мозок повинен обдумати все, що відбувається, і змінити пріоритети своєї роботи з урахуванням цього нового завдання.
Таким чином, метод "Getting-Things-Done" також слугує методом самоменеджменту, переносячи все розумове напруження на зовнішнє джерело інформації, наприклад, на інструмент управління роботою. Мозок не призначений для зберігання великих обсягів структурованої інформації. Ті, хто перетворює цю інформацію на дієві завдання, краще підготовлені до довгострокового успіху.
Чи справді багатозадачність така погана?
Одним словом: так. Наш мозок буквально не здатний до багатозадачності. Ті, хто намагається працювати в режимі багатозадачності, натомість блискавично переключаються між двома завданнями.
Кожного разу, коли ви перемикаєтеся між завданнями, ваш мозок змушений згадувати інформацію, фонові знання та спогади, необхідні для виконання цієї роботи. Навіть якщо ви цього не усвідомлюєте, це забирає енергію, яка з часом проявляється у виснаженні, стресі та перевтомі.
Типові проблеми, що виникають при плануванні:
- прокрастинація
- непродуктивне зациклювання на багатьох проблемах одночасно
- складність у визначенні пріоритетів
- складність планування за змінних або невідомих умов
- недотримання задуманого плану
Основні кроки методу Getting-Things-Done
Обробка потоку вхідної інформації передбачає такі кроки:
1. Збір даних (Collect)
Ефективна робота починається зі збору абсолютно всіх незроблених чи незакінчених справ. Сюди входить збір зовнішніх повідомлень, поточних задач, будь-яких елементів вашого світу (паперів, тощо), які містять в собі нагадування про незавершені справи. Також, треба вивантажити з голови все, що ви намагались пам'ятати про ті чи інші справи.
Необхідні дії — відкласти всі справи вбік, і виписати всі справи, питання, проекти, завдання, ідеї та інші речі, які спадають на думку. Записувати доти, поки не з'являтиметься нових думок. Як результат, розум звільняється від зациклювання. Список справ перенесений на «зовнішній носій» і готовий для подальшого опрацювання.
2. Прояснення (Clarify)
На цьому етапі потрібно пройтися по всіх записаних справах і для кожного з них поставити собі кілька питань. Для цього існує спеціальних алгоритм обробки (див. ілюстрацію).
Найважливіші питання: (1) як виглядає ідеальний кінцевий результат, та (2) яка конкретна наступна дія? Під наступною дією тут розуміється конкретна фізична дія "алокація чи ре-алокація фізичних ресурсів, яка дозволяє рухатись в бік кінцевого результату".
3. Організація (Organize)
Далі можна всі наступні кроки організовувати за контекстом їхнього виконання. Основна помилка більшості людей полягає в тому, що вони переходять до організації, оминаючи стадію прояснення, і їхні списки задач перетворюються на набір незрозумілих різнорідних побажань.
4. Перегляд (Review)
Найважливіший етап, з точки зору самого Девіда Алена - це регулярний перегляд системи, щоб підтримувати її в робочому поточному стані.
5. Виконання (Do)
Якщо до цього було зроблено все правильно, то на даному етапі є просте і зрозуміле завдання.
Тож, по суті, весь метод зводиться до побудови алгоритму виконання всіх поточних завдань, що стоять перед людиною, із конкретним описом кожного кроку, що треба зробити, і з обов'язковим записування алгоритму.
Переваги та недоліки методу Getting-Things-Done
Метод "Getting-Things-Done" - одна з багатьох стратегій тайм-менеджменту. Як і всі методи тайм-менеджменту, він має свої переваги та недоліки. Яку стратегію ви оберете, значною мірою залежить від того, які навички ви хочете покращити за допомогою тайм-менеджменту.
Переваги GTD
Метод GTD прост в налаштуванні та гнучкий у використанні. Це:
- Зменшує когнітивне навантаження та психічний тиск, пов'язаний з намаганням запам'ятати всі завдання.
- Усуває багатозадачність, щоб у вас було більше часу на те, щоб бути в потоці.
- Створює центральне джерело для всієї інформації - навіть тієї, що не потребує дій.
- Забезпечує чіткий огляд незавершених завдань, що дозволяє легко змінювати пріоритети або переносити їх за потреби.
- Крім того, ви відстежуєте більші завдання і знаєте, на чому зосередитися.
Недоліки GTD
Перш ніж використовувати метод GTD, слід пам'ятати про наступні обмеження. Наступне стосується методу GTD:
- Налаштування займає багато часу. Якщо ви ще не використовуєте систему управління завданнями, вам слід створити її, щоб організувати всю свою роботу в ній.
- Це може забезпечити занадто велику гнучкість. Метод GTD лише допомагає структурувати завдання - він не допомагає планувати вашу тижневу чи щоденну роботу. Деяким людям важко дається такий рівень необмеженої гнучкості. Якщо ви належите до цього типу людей, вам слід замінити метод GTD на інший метод управління часом, наприклад, тайм-блокування або тайм-бокс.
Getting Things Done (GTD) в Mochary Method
Кожному потрібна організаційна система для відстеження цілей, пріоритетів і завдань. Більшість успішних керівників, яких я знаю, використовують підхід, описаний у книзі "Getting Things Done: Мистецтво продуктивності без стресу" Девіда Аллена. Хоча книга досить товста, її варто прочитати повністю. Суть системи Аллена полягає в наступному:
Щодня обробляйте кожен елемент у вашій папці “Вхідні (Inbox)" (в широкому розумінні - всі Вхідні (Inboxes) [електронна пошта, текстові повідомлення, Slack, Jira і т.д.] і всі справи, які потрібно зробити). Якщо дія займає менше 2 хвилин, виконуйте її негайно. Якщо ні, то запишіть, що саме потрібно зробити, і помістіть це в один з наступних списків:
Наступні дії (Next Actions):
Це наступні завдання у вашому списку пріоритетів, розділені за контекстом.
- Комп'ютер (завдання, де вам потрібен доступ до комп'ютера)
- Дзвінки (ви можете виконувати їх, коли у вас немає доступу до комп'ютера, наприклад, коли ви їдете в машині)
- На вулиці (завдання, які можна виконати лише на вулиці, наприклад, доручення)
- Дім (функції, які можна виконати лише вдома).
Ви повинні писати завдання як окремі дії (на відміну від широких цілей). Важливо не думати про те, що потрібно зробити після того, як ви записали наступну дію. Ви повинні написати наступну дію настільки чітко, щоб все, що вам потрібно було зробити, - це слідувати її вказівкам, коли ви читатимете її далі.
Комп'ютер
- Напишіть перший проект 10-річного бачення компанії та 3-місячної дорожньої карти
- Написання першої версії Sales Playbook
Дзвінки
- Джон 650-555-3452 запланувати виїзну зустріч компанії
- Мері 415-555-1234 переглянути проект фінансової документації, параграф за параграфом
Зовні
- Walgreens - заберіть рецепт
Додому
- Очистити гараж
Очікування (Waiting For):
Це список речей, які ви попросили інших зробити і на які ви чекаєте. Вкажіть особу, якій ви делегували повноваження, запитувану дію і дату, коли ви зробили запит. Потім ви можете швидко просканувати свій список очікування і побачити, які застарілі запити все ще залишаються невиконаними. Перемістіть ці прохання до списку наступних дій і попросіть людину виконати їх ще раз.
В очікуванні (Waiting For)
- Сара - відгук на книгу з продажів, 3-18
- Джим - підготовка питання для наступної зустрічі команди лідерів, 3-19
- Білл - час зустрітися, 3-19
Колись/Може бути (Someday/Maybe):
Це список речей, які ви хочете зробити одного дня, але не обов'язково робити зараз (наприклад, прочитати книгу).
Колись/Може бути (Someday/Maybe)
- Запланувати урок гри на гітарі
- Замовити книгу Девіда Аллена "Getting Things Done
Порядок денний (Agenda):
Це ваш список регулярних зустрічей. Коли ви думаєте про щось, що хочете обговорити з кимось, з ким ви регулярно зустрічаєтеся, не просто звертайтеся до нього через смс або електронну пошту з цим питанням. Замість цього, запишіть його у свій список порядку денного. Потім, коли ви зустрінетеся з цією людиною, перевірте свій список і перегляньте все, що там накопичилося.
Дружина/чоловік
- Що ми повинні зробити на зимових канікулах?
- Налагодити зв'язок - слухати день один одного по 10 хвилин
Лідерська команда
- Чи достатньо ми розважаємося?
- 10-річне бачення компанії
- 3-місячна дорожня карта компанії
Неефективні керівники витрачають багато часу на вирішення разових проблем або реагування на них у режимі реального часу. Набагато ефективніший метод - об'єднати проблеми в групи і обговорити їх одночасно. Цей метод не застосовується до термінових питань. Їх потрібно вирішувати негайно. Але якщо вирішувати багато питань регулярно, незабаром критичні проблеми зникнуть.
Проекти (Projects):
Цей список призначений для проектів з декількома наступними діями, які ви можете виконувати тільки одна за одною. Випишіть всі наступні дії, необхідні для завершення проекту. Додайте першу з них до списку наступних дій. Коли ви її завершите, виріжте і вставте другу дію до списку наступних дій.
Обзор (Review):
Это ваш темп для просмотра списков выше.
- Ежедневно: Следующее действие и ожидание
- Еженедельно: Когда-нибудь/Может быть, Повестка дня и Проекты
И наконец, используйте свой календарь, чтобы запланировать следующие действия, которые должны произойти в определенный день или в определенное время. Я рекомендую заносить в календарь ваши обзоры (№ 6 выше).
Джерело
