Метод GTD (Getting Things Done)

Метод Getting-Things-Done (скорочено GTD) використовує підхід "звільнити свій розум від усього баласту і відволікаючих чинників до очищення розуму" з метою кращого управління часом і підвищення продуктивності.

Цей підхід полягає в тому, щоб викинути ці думки з голови і записати їх у список справ, щоб ви могли спрямувати всю свою енергію на роботу, яка дійсно важлива, замість того, щоб постійно думати про наступне завдання.

Що таке метод GTD?

Згідно з методом GTD Девіда Аллена, і описана в його однойменній книзі. Чим більше інформації люди повинні тримати в голові, тим менш продуктивними та зосередженими вони є.

Метод GTD заохочує його прихильників зберігати всю робочу інформацію в зовнішньому, організованому джерелі інформації замість того, щоб покладатися на свій мозок. Це полегшує виконання роботи, не боячись, що завдання вислизне крізь пальці.

GTD - це стратегія управління часом для оптимізації робочого процесу, яка користується такою популярністю, тому що її можна впровадити з відносно невеликими зусиллями і вона може мати великий вплив на практиці.

Навіть якщо ви цього не усвідомлюєте, ваш мозок залишається постійно активним у фоновому режимі, переставляючи поточні завдання, щоб нічого не пропустити. Щоразу, коли ви додаєте нове завдання до свого робочого навантаження, ваш мозок повинен обдумати все, що відбувається, і змінити пріоритети своєї роботи з урахуванням цього нового завдання.

Таким чином, метод "Getting-Things-Done" також слугує методом самоменеджменту, переносячи все розумове напруження на зовнішнє джерело інформації, наприклад, на інструмент управління роботою. Мозок не призначений для зберігання великих обсягів структурованої інформації. Ті, хто перетворює цю інформацію на дієві завдання, краще підготовлені до довгострокового успіху.

Чи справді багатозадачність така погана?

Одним словом: так. Наш мозок буквально не здатний до багатозадачності. Ті, хто намагається працювати в режимі багатозадачності, натомість блискавично переключаються між двома завданнями.

Кожного разу, коли ви перемикаєтеся між завданнями, ваш мозок змушений згадувати інформацію, фонові знання та спогади, необхідні для виконання цієї роботи. Навіть якщо ви цього не усвідомлюєте, це забирає енергію, яка з часом проявляється у виснаженні, стресі та перевтомі.

Типові проблеми, що виникають при плануванні:

• прокрастинація
• непродуктивне зациклювання на багатьох проблемах одночасно
• складність у визначенні пріоритетів
• складність планування за змінних або невідомих умов
• недотримання задуманого плану

Основні кроки методу Getting-Things-Done

Обробка потоку вхідної інформації передбачає такі кроки:

1. Збір даних (Collect)

Ефективна робота починається зі збору абсолютно всіх незроблених чи незакінчених справ. Сюди входить збір зовнішніх повідомлень, поточних задач, будь-яких елементів вашого світу (паперів, тощо), які містять в собі нагадування про незавершені справи. Також, треба вивантажити з голови все, що ви намагались пам'ятати про ті чи інші справи.

Необхідні дії — відкласти всі справи вбік, і виписати всі справи, питання, проекти, завдання, ідеї та інші речі, які спадають на думку. Записувати доти, поки не з'являтиметься нових думок. Як результат, розум звільняється від зациклювання. Список справ перенесений на «зовнішній носій» і готовий для подальшого опрацювання.

2. Прояснення (Clarify)

На цьому етапі потрібно пройтися по всіх записаних справах і для кожного з них поставити собі кілька питань. Для цього існує спеціальних алгоритм обробки (див. ілюстрацію).

Найважливіші питання: (1) як виглядає ідеальний кінцевий результат, та (2) яка конкретна наступна дія? Під наступною дією тут розуміється конкретна фізична дія "алокація чи ре-алокація фізичних ресурсів, яка дозволяє рухатись в бік кінцевого результату".

3. Організація (Organize)

Далі можна всі наступні кроки організовувати за контекстом їхнього виконання. Основна помилка більшості людей полягає в тому, що вони переходять до організації, оминаючи стадію прояснення, і їхні списки задач перетворюються на набір незрозумілих різнорідних побажань.

4. Перегляд (Review)

Найважливіший етап, з точки зору самого Девіда Алена - це регулярний перегляд системи, щоб підтримувати її в робочому поточному стані.

5. Виконання (Do)

Якщо до цього було зроблено все правильно, то на даному етапі є просте і зрозуміле завдання.

Тож, по суті, весь метод зводиться до побудови алгоритму виконання всіх поточних завдань, що стоять перед людиною, із конкретним описом кожного кроку, що треба зробити, і з обов'язковим записування алгоритму.

Переваги та недоліки методу Getting-Things-Done

Метод "Getting-Things-Done" - одна з багатьох стратегій тайм-менеджменту. Як і всі методи тайм-менеджменту, він має свої переваги та недоліки. Яку стратегію ви оберете, значною мірою залежить від того, які навички ви хочете покращити за допомогою тайм-менеджменту.

Переваги GTD

Метод GTD прост в налаштуванні та гнучкий у використанні. Це:

• Зменшує когнітивне навантаження та психічний тиск, пов'язаний з намаганням запам'ятати всі завдання.
• Усуває багатозадачність, щоб у вас було більше часу на те, щоб бути в потоці.
• Створює центральне джерело для всієї інформації - навіть тієї, що не потребує дій.
• Забезпечує чіткий огляд незавершених завдань, що дозволяє легко змінювати пріоритети або переносити їх за потреби.
• Крім того, ви відстежуєте більші завдання і знаєте, на чому зосередитися.

Недоліки GTD

Перш ніж використовувати метод GTD, слід пам'ятати про наступні обмеження. Наступне стосується методу GTD:

• Налаштування займає багато часу. Якщо ви ще не використовуєте систему управління завданнями, вам слід створити її, щоб організувати всю свою роботу в ній.
• Це може забезпечити занадто велику гнучкість. Метод GTD лише допомагає структурувати завдання - він не допомагає планувати вашу тижневу чи щоденну роботу. Деяким людям важко дається такий рівень необмеженої гнучкості. Якщо ви належите до цього типу людей, вам слід замінити метод GTD на інший метод управління часом, наприклад, тайм-блокування або тайм-бокс.